Ag.Syndic : Le logiciel immobilier pour Syndic de Copropriété qui allie comptabilité
et gestion, dans le strict respect de la loi SRU et de ses décrets d'application.
Le Paramétrage d'une Copropriété
Cliquez sur les images pour les agrandir.
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Les caractéristiques de l'immeuble
Chaque immeuble est une identité juridique à part entière : adresse, exercice comptable, type d'appel avec périodicité, gestion TVA et reprise des
budgets précédents pour un comparatif sur plusieurs années. |
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Les Clefs de Répartition
Leur nombre est infini. En cours d'exercice, il est possible d'ajouter, de suspendre, de copier une clef de répartition, de supprimer
des clefs (à la seule condition qu'elle ne soit pas utilisée).
Après répartition individuelle, un contrôle est effectué afin que la somme des quotes-parts individuelles soit égale à la quote-part
générale. |
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Le Budget
En fonction des dépenses réalisées au cours de l'exercice, Ag.Syndic propose un budget prévisionnel avec possibilité de modification.
Il est ensuite éditer un budget prévisionnel avec comparatif des charges de l'exercice antérieur et éventuellement un comparatif sur plusieurs exercices.
Le logiciel permet à tout moment de visualiser les dépenses réelles et celles qui ont été budgétisées.
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Le Copropriétaire et ses lots
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Le Copropriétaire
Pour chaque copropriétaire, il peut être consulté instantanément :
- Le solde dû avec le détail selon l'origine du solde,
- L'historique du compte avec possibilité de lettrage,
- Son rôle dans la copropriété : Président, Membre du Conseil syndical,
- Les lots lui appartenant,
- Sa qualité : propriétaire, investisseur, résident ...
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Les Lots et leurs Répartitions pour chaque Copropriétaire
A chaque lot sont répartis :
- La quote part,
- Le dernier index en cas de compteur individuel
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Données complémentaires
Des écrans complémentaires peuvent être ajoutés à la structure initiale du logiciel ce qui permet une gestion plus affinée de la copropriété.
Exemple :
- Information relative aux copropriétaires investisseurs,
- Status juridique des copropriétaires,
- Qualité des occupants ...
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La Gestion de l'engagement
Chaque pièce est enregistrée selon les règles de la comptabilité d'engagement. Il s'agit d'une comptabilité qui obéit aux règles de la
partie double.
Après avoir sélectionné le menu qui se rattache à l'objet de la pièce : factures, avoirs, bulletins... le logiciel affecte
automatiquement l'écriture dans les comptes comptables correspondants.
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Charges courantes
Les factures et avoirs peuvent être dispatchés jusqu'à 3 clefs de répartition.
La T.V.A. est calculée automatiquement quel que soit son taux. |
La Gestion de la trésorerie
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Règlements
Le logiciel liste automatiquement les règlements à effectuer avec gestion des dates d'échéance.
Plusieurs types de règlement sont possibles :
- Chèque,
- Lettre chèque ou chèque pré imprimé,
- Virement (génération d'un fichier conforme aux normes interbancaires),
- TIP
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Les Appels
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Appels
Il est émis un appel selon sa nature:
- Charges Courantes (Appel prévisionnel, et appel de régularisation),
- Fonds de Travaux,
- Charges exceptionnelles,
- Avances de Trésorerie (anciennement nommés Fonds de Roulement),
- Fonds de Travaux de l'art.18,
- Emprunts.
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Fonds de Travaux avec régularisation
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Appel de régularisation des charges
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Chaque appel dispose :
- D'une zone message,
- D'un coupon "règlement".
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L'appel de charges reprend :
- Les dernières opérations sous forme de relevé de compte,
- L'Avance de Trésorerie (anciennement nommée Fond de Roulement),
- Les Fonds de Travaux,
- La TVA récupérable.
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L'édition présente les caractéristiques suivantes :
- Edition sur pré imprimé ou sur papier blanc (en noir et blanc ou couleur),
- Gestion des logos à partir du logiciel,
- Aperçu écran avant édition,
- Réédition totale ou partielle même après comptabilisation de l'appel.
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L'encaissement des appels
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Deux types d'encaissements :
- Le prélèvement qui offre l'avantage d'être réglé rapidement.
Le fichier sera transmis à la banque soit par Internet, soit par disquette.
Ne sera prélevé que le solde dû avec la possibilité de modifier le montant si nécessaire.
La centralisation du fichier sera effectuée automatiquement. |
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- les autres types de paiement
Chèques, Espèces, Virement vont nécessiter une saisie complémentaire sauf en cas d'utilisation d'un scanner optique pour les chèques.
Chaque encaissement sera dispatché selon sa nature :
Charges, Fonds de travaux, Charges exceptionnelles, Avances de Trésorerie, Fonds de travaux de l'art.18 ou Emprunts. |
Les documents d'Assemblée Générale et rendus obligatoires par la loi SRU
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Relevés des Dépenses
A chaque type de dépenses est affecté un relevé : Charges Courantes, Travaux, ...
La périodicité est choisie librement par l'utilisateur.
Etats des Dettes et des Créances
L'état des dettes et créances reprend le solde des comptes pour une période donnée avec ou non le détail des comptes : copropriétaires,
fournisseurs |
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Situation de Trésorerie
La situation de trésorerie reprend pour une période donnée les flux trésorerie selon leur nature : charges, travaux, avances... |
Les états complémentaires à la loi SRU
De par la loi SRU, les documents d'analyse sont les suivants :
- L'état financier après répartition,
- Le compte de gestion général et budget de prévisionnel (N+1 et N+2),
- Le Compte de gestion pour opérations courantes,
- Le Compte de gestion pour travaux et opérations exceptionnelles,
- L'état des travaux et opérations exceptionnelles votés et non encore clôturés.
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Contrôle des comptes
Le logiciel Ag Syndic met à votre disposition de nombreux documents de contrôle notamment :
- La balance,
- Le grand livre,
- Les journaux...
Ces documents seront confirmés par le suivi bancaire du fait des rapprochements bancaires
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Le Rapprochement Bancaire
Rapprochement bancaire par simple ''Clique" et édition des mouvements rapprochés et/ou non rapprochés à une date donnée. |
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Le grand livre
Il peut être demandé un grand livre global ou seulement un extrait avec sélection d'une période. |
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La Situation des Copropriétaires
Visualisation directe du solde global et détaillé, des fonds de travaux et avances de trésorerie pour chaque copropriétaire. |
D'autres documents sont indispensables du fait de la réglementation de votre activité :
- La balance mandants,
- La pointe des fonds détenus,
- L'O.D. de centralisation qui permet l'intégration des fonds mandants dans votre comptabilité cabinet.
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La Balance mandants
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La gestion administrative
En plus des traitements classiques de relance, toutes les informations enregistrées dans Ag.Syndic peuvent être exportées dans des
tableaux, courriers ce qui permet d'établir :
- Le contrat syndic,
- Les déclarations de sinistres,
- Les lettres de résiliation des fournisseurs,
- La tenue du carnet d'entretien,
- Etiquettes,
- Etc...
Liste d'évènements non limitative avec fusion automatique vers Word ou Excel avec archive des informations classées par date.
Les outils d'analyse
Ag.Syndic prévoit des outils de gestion de très grande capacité.
Ils sont à personnaliser selon les besoins du cabinet et/ou de la copropriété, ce qui permet de classer des informations très
stratégiques.
Il est possible d'établir par exemple le compte d'un ou des fournisseurs toutes copropriétés confondues (avec détail des soldes),
la liste des soldes des copropriétaires, le nombre de lots gérés, etc...
Les états sont totalement libres dans leur contenu, leur présentation (choix des caractères, des couleurs ...), ce qui en fait
une source d'informations illimitées.
Ils évitent par conséquent la manipulation de tableaux externes très fastidieux et surtout sans risque d'erreurs.
Extrait du carnet d'entretien (Art 1)
Ce document est libre dans sa présentation, seuls les champs en bleu sont exportés du logiciel.
Extrait du questionnaire notaire
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